9 gode råd til mere effektive møder

Grundlaget for et godt møde starter med mødeindkaldelsen - og en ordentlig forberedelse fra både mødeleder og deltagerne. Det fortæller Kirsten Andersen, der har skrevet bogen ’bedre mødekultur’. Hun har ni gode råd til en slagplan for mere effektive møder

1. Brug tiden på de vigtige emner

Lav en liste over emnerne til mødet. Hvor mange punkter er der, og hvor vigtige er de hver især?

Læg de vigtige punkter først, og de mindre vigtige punkter til sidst på dagsordenen. Overvej om punkter til orientering overhovedet skal med, eller om de i stedet kan sendes ud med mail.

2. Kun relevante mødedeltagere

Invitér kun dem, der er relevante for mødet. Er du i tvivl, så kontakt personen, og hør om der er behov at være med. Alle punkter er ikke altid relevante for alle. Planlæg møderne efter det, og læg det, der er relevant for alle først og resten til delvis deltagelse bagefter.

Er du inviteret til møde, så tag kun med, hvis det er relevant, eller mødelederen mener, at du ikke kan undværes.

3. Lav en motiverende mødeindkaldelse

Mødeindkaldelsen skal give svar på de tre helt basale spørgsmål:

• Hvornår og hvor holdes mødet?
• Hvad handler det om? (er et punkt for eksempel til orientering, til drøftelse eller til beslutning)
• Hvad skal jeg gøre inden og under mødet

4. Sæt tidspunkter på dagsordenen

Skriv i dagsordenen, hvor lang tid hvert punkt forventes at tage. Det hjælper til forventningsafstemning og forbedrer chancen for at holde tiden.

5. Mødet starter til tiden

Der er kun en måde at få et møde til at starte til tiden. Det er at starte til tiden. Hvis man vænner sig til at vente på ham, der altid kommer for sent, vænner han sig også til, at det er ok.

Læg de vigtigste punkter først, så er motivationen til at komme til tiden større. Indskærp, at det er vigtigt at overholde tiden.

6. Afstem forventninger

Start med at bruge et par minutter på at gennemgå dagsordenen og den forventede tidsplan. Så er indvendinger og tilpasninger på plads, inden mødet starter for alvor.

7. Klar konklusion på alle punkter

Har alle en klar fornemmelse af, hvad der er aftalt? Hvis mødelederen siger, "ja, det lyder som om vi er enige, videre til næste punkt", så kan man sidde med hver sin opfattelse.

Lav en prøvekonklusion: "Er vi så enige om sådan og sådan?" Så ved man, hvad der er aftalt, og der er plads til indvendinger og til at få ryddet misforståelser af vejen.

8. Referatet

Få referentrollen på plads inden mødet, så du ikke skal bruge mødetid på det. Så er referenten også forberedt på opgaven, og har afsat tid til det.

Skriv referat umiddelbart efter og send det ud til godkendelse.

9. Evaluer jævnligt møderne

Hvad går godt? Hvad kan gøres bedre?

Find skabelon for den gode mødeindkaldelse og læs mere om bedre mødekultur på www.bedremoedekultur.dk